ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ
государственного гражданского служащего
специалиста 1 разряда Административно-финансового отдела
Управления Федерального казначейства по Ульяновской области

I. Общие положения

1. Должность федеральной государственной гражданской службы (далее — гражданская служба) специалиста 1 разряда Административно-финансового отдела Управления Федерального казначейства по Ульяновской области (далее — специалист 1 разряда Отдела) относится к младшей группе должностей гражданской службы категории «обеспечивающие специалисты».

Регистрационный номер (код) должности — 11-4-5-066.

2. Область профессиональной служебной деятельности специалиста 1 разряда Отдела: управление в сфере архивного дела и делопроизводства.

3. Вид профессиональной служебной деятельности специалиста 1 разряда Отдела: комплектование и документационное обеспечение управления.

4. Назначение на должность и освобождение от должности специалиста 1 разряда Отдела осуществляется руководителем Управления Федерального казначейства по Ульяновской области (далее — Управление).

5. Специалист 1 разряда подчиняется непосредственно начальнику Административно — финансового отдела Управления (далее — Отдел) либо лицу, исполняющему его обязанности.

II. Квалификационные требования для замещения должности гражданской службы

6. Для замещения должности специалиста 1 разряда Отдела устанавливаются следующие квалификационные требования.

6.1. Наличие профессионального образования.

6.2. Стаж гражданской службы или стаж работы по специальности, направлению подготовки, необходимый для замещения должности гражданской службы — без предъявления требований к стажу.

6.3. Наличие базовых знаний:

• государственного языка Российской Федерации (русского языка);
• основ Конституции Российской Федерации, законодательства о государственной гражданской службе, законодательства о противодействии коррупции;
• в области информационно-коммуникационных технологий, в т.ч. знание основ информационной безопасности и защиты информации, основных положений законодательства о персональных данных, общих принципов функционирования системы электронного документооборота, основных положений законодательства об электронной подписи, знания и умения по применению персонального компьютера.

6.4. Наличие профессиональных знаний:

6.4.1. В сфере законодательства Российской Федерации:

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Указ Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 г. № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти»;
• Указ Президента Российской Федерации от 21 мая 2012 г. № 636 «О структуре федеральных органов исполнительной власти»;
• постановление Правительства Российской Федерации от 1 декабря 2004 г. № 703 «О Федеральном казначействе»;
• постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
• приказ Федерального казначейства от 27 мая 2011 г. № 206 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в территориальных органах Федерального казначейства».

Специалист 1 разряда Отдела должен знать иные нормативные правовые акты и служебные документы, регулирующие вопросы, связанные с областью и видом его профессиональной служебной деятельности.

6.4.2. Иные профессиональные знания:

• нормативных и методических документов федеральных органов государственной власти по вопросам деятельности архива;
• основ документационного обеспечения управления;
• перечней документов с указанием сроков хранения федеральных органов исполнительной власти;
• Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов; указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, иных нормативных правовых актов применительно к исполнению должностных обязанностей; правовых основ прохождения федеральной государственной гражданской службы; Кодекса этики и служебного поведения федеральных государственных гражданских служащих Федерального казначейства; правил и норм охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты; служебного распорядка Управления; порядка работы со служебной информацией, инструкции по делопроизводству; аппаратного и программного обеспечения; возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота; общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности; должностного регламента.

6.5. Наличие функциональных знаний:

• централизованной и смешанной формы ведения делопроизводства;
• системы взаимодействия в рамках внутриведомственного и межведомственного электронного документооборота;
• состава управленческих документов;
• общих требований к оформлению документов;
• формирования документального фонда организации.

6.6. Наличие базовых умений:

• мыслить системно (стратегически);
• планировать, рационально использовать служебное время и достигать результата;
• управлять изменениями;
• коммуникативных умений.

6.7. Наличие профессиональных умений:

• владения методикой анализа состояния работы архивных учреждений и федеральных органов исполнительной власти по комплектованию и документационному обеспечению Управления;
• организации и проведения централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в органах и организациях, выступающих в качестве источников комплектования федеральных государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, а также на депозитарном хранении в федеральных органах исполнительной власти и организациях.
• обеспечения выполнения задач и функций по организационному, информационному, документационному и иному обеспечению деятельности Управления; планирования рабочего времени, систематического повышения своей квалификации, подготовки служебных документов, делового письма, пользования оргтехникой; работы: с внутренними и периферийными устройствами компьютера, информационно-коммуникационными сетями, в том числе с сетью Интернет, в операционной системе, в текстовом редакторе, с электронными таблицами, с базами данных; управления электронной почтой; подготовки презентаций, использования графических объектов в электронных документах.

6.8. Наличие функциональных умений:

• приема, учета, обработки и регистрации корреспонденции;
• комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, выдачи архивных справок, составления номенклатуры дел;
• учета и регистрации нормативных правовых актов;
• оформления реквизитов документов.

III. Должностные обязанности, права и ответственность

7. Основные права и обязанности специалиста 1 разряда Отдела, а также ограничения, запреты и требования к служебному поведению государственного гражданского служащего, связанные с гражданской службой, установлены статьями 14, 15, 16, 17, 18 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее — Федеральный закон № 79-ФЗ):

Специалист 1 разряда Отдела обязан соблюдать требования технических регламентов Федерального казначейства в части осуществления функций по направлению деятельности.

На специалиста 1 разряда Отдела может быть возложено исполнение дополнительных обязанностей, выполняемых ведущим специалистом-экспертом, специалистом-экспертом, на время их отсутствия, согласно распределению обязанностей в Отделе.

8. В целях реализации задач и функций, возложенных на Отдел, специалист 1 разряда Отдела обязан:

8.1. знать и руководствоваться в своей работе Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Минфина России и иных федеральных органов исполнительной власти, приказами Федерального казначейства, Управления, Положением об Отделе;

8.2. соблюдать общие принципы служебного поведения государственных гражданских служащих, установленные Указом Президента Российской Федерации от 12 августа 2002 г. № 885 «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих»;

8.3. своевременно и качественно исполнять поручения начальника Отдела, данные в пределах его полномочий, установленных законодательством Российской Федерации;

8.4. исполнять должностные обязанности в соответствии с настоящим Регламентом на высоком профессиональном уровне;

8.5. соблюдать при исполнении должностных обязанностей права и законные интересы граждан и организаций;

8.6. соблюдать служебный распорядок Управления;

8.7. поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения должностных обязанностей;

8.8. не разглашать сведения, составляющие государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну, а также сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в том числе сведения, касающиеся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающие их честь и достоинство;

8.9. беречь государственное имущество, в том числе предоставленное ему для исполнения должностных обязанностей;

8.10. взаимодействовать с сотрудниками других структурных подразделений Управления, других государственных органов для решения вопросов, входящих в его компетенцию;

8.11. соблюдать ограничения, связанные с прохождением государственной гражданской службы, выполнять обязательства и требования к служебному поведению, не нарушать запреты, установленные законодательством Российской Федерации;

8.12. сообщать представителю нанимателя о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, принимать меры по предотвращению возникновения такого конфликта;

8.13. не совершать поступки, порочащие его честь и достоинство;

8.14. проявлять корректность в обращении с гражданами и сотрудниками Отдела и Управления;

8.15. не допускать конфликтных ситуаций, способных нанести ущерб его репутации или авторитету Отдела и Управления;

8.16. соблюдать установленные правила публичных выступлений и предоставления служебной информации;

8.17. уметь пользоваться компьютером и иной оргтехникой;

8.18. соблюдать Кодекс этики и служебного поведения федеральных государственных гражданских служащих Федерального казначейства;

8.19. соблюдать требования охраны труда и правила противопожарного режима в пределах компетенции Отдела;

8.20. обеспечивать конфиденциальность и соблюдение правил, установленных федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации, Федерального казначейства, иных федеральных органов исполнительной власти, локальными актами Управления, при обработке персональных данных;

8.21. не разглашать конфиденциальную информацию, к которой он допущен, рубежи ее защиты, в том числе сведения о криптоключах;

8.22. соблюдать требования к обеспечению безопасности конфиденциальной информации с использованием средств криптографической защиты информации (далее — СКЗИ);

8.23. сообщать в орган криптографической защиты Управления о ставших ему известными попытках посторонних лиц получить сведения об используемых СКЗИ или ключевых документах к ним;

8.24. сдавать СКЗИ, эксплуатационную и техническую документацию к ним, ключевые документы в орган криптографической защиты Управления при увольнении или отстранении от исполнения обязанностей, связанных с использованием СКЗИ;

8.25. немедленно уведомлять орган криптографической защиты Управления о фактах утраты или недостачи СКЗИ, ключевых документов к ним, ключей от помещений, хранилищ, личных печатей и о других фактах, которые могут привести к разглашению защищаемых сведений конфиденциального характера, а также о причинах и условиях возможной утечки таких сведений;

8.26. обеспечивать отбор, упорядочение, комплектование, использование, сохранность принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения);

8.27. осуществлять прием, учет и хранение документов Управления;

8.28. оказывать методическую помощь при подготовке дел к передаче в архив;

8.29. контролировать соблюдение в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

8.30. организовывать использование документов, находящихся на хранении в архиве (выдача в установленном порядке дел, документов или копии документов, архивных справок, исполнение запросов организаций, заявлений граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально — правового характера);

8.31. вести учет использованных документов, хранящихся в архиве;

8.32. участвовать в работе Экспертной комиссии Управления;

8.33. осуществлять получение и отправку исходящей заказной и простой корреспонденции в соответствии с «Правилами оказания услуг почтовой связи»;

8.34. выполнять свои должностные обязанности с учетом принципов взаимозаменяемости сотрудников Отдела, ответственных за документационное обеспечение Управления;

8.35. заверять копии документов;

8.36. обеспечивать в установленном порядке подготовку проектов приказов, писем, справок, информации, других документов по вопросам Отдела;

8.37. осуществлять в пределах компетенции Отдела ведение делопроизводства;

8.38. осуществлять подготовку и представление в установленном порядке в центральный аппарат Федерального казначейства справок, отчетов, аналитических документов и иной запрашиваемой информации в пределах компетенции Отдела;

8.39. осуществлять организацию ведения нормативно-справочной информации, относящейся к функциям Отдела;

8.40. обеспечивать исполнение технологических регламентов Федерального казначейства, относящихся к функциям Отдела;

8.41. осуществлять в соответствии с законодательством Российской Федерации работы по комплектованию, хранению, учету и использованию документов, образовавшихся в ходе деятельности Отдела;

8.42. выполнять мероприятия по обеспечению режима секретности в Отделе, а также защите обрабатываемой информации;

8.43. участвовать в мероприятиях мобилизационной подготовки и гражданской обороны Управления;

8.44. управлять в установленном порядке внутренними (операционными) казначейскими рисками в пределах компетенции Отдела;

8.45. осуществлять иные функции в пределах компетенции Отдела.

9. В целях исполнения возложенных должностных обязанностей специалист 1 разряда Отдела имеет право:

9.1. взаимодействовать в установленном порядке со структурными подразделениями Управления, в пределах своей компетенции;

9.2. получать в установленном порядке информацию и материалы, необходимые для исполнения должностных обязанностей, а также на внесение предложений о совершенствовании деятельности Отдела и Управления;

9.3. осуществлять иные полномочия в соответствии с возложенными на Отдел задачами.

10. Специалист 1 разряда Отдела осуществляет иные права и исполняет иные обязанности, предусмотренные законодательством Российской Федерации, Положением об Управлении Федерального казначейства по Ульяновской области, утвержденным приказом Федерального казначейства от 27.12.2013 № 316 «Об утверждении положений об управлениях Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации, а также признании утратившими силу некоторых Приказов Федерального казначейства», приказами Федерального казначейства и иными нормативными правовыми актами, предусматривающими осуществление прав и исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы, Положением об Отделе.

11. Специалист 1 разряда Отдела за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей может быть привлечен к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

IV. Перечень вопросов, по которым специалист 1 разряда Отдела вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения

12. При исполнении служебных обязанностей специалист 1 разряда Отдела вправе или обязан самостоятельно принимать решения по вопросам:

12.1. подготовке проектов писем в адрес Федерального казначейства, органов государственной власти и местного самоуправления и организаций по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;

12.2. отбору, упорядочению, комплектации, использованию, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения);

12.3. контрольной подписи на составляемых документах.

V. Перечень вопросов, по которым специалист 1 разряда Отдела вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений

13. Специалист 1 разряда Отдела в соответствии со своей компетенцией вправе или обязан участвовать при подготовке (обсуждении) следующих проектов:

13.1. приказов, инструкций и служебных писем в адрес Федерального казначейства, органов государственной власти и местного самоуправления и организаций по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;

13.2. должностного регламента по замещаемой должности и Положения об Отделе;

13.3. писем, предложений и заявлений граждан по вопросам, относящимся к его деятельности.

VI. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений

14. В соответствии со своими должностными обязанностями специалист 1 разряда Отдела согласовывает, принимает решения (в том числе подготавливает, рассматривает проекты управленческих и иных решений) в сроки, установленные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и приказами Федерального казначейства.

VII. Порядок служебного взаимодействия

15. Взаимодействие специалиста 1 разряда Отдела с гражданскими служащими органов Федерального казначейства, государственными служащими иных государственных органов, а также с другими гражданами и организациями строится в рамках деловых отношений на основе общих принципов служебного поведения государственных служащих, утвержденных Указом Президента Российской Федерации от 12 августа 2002 г. № 885 «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих», и требований к служебному поведению гражданского служащего, установленных статьей 18 Федерального закона № 79-ФЗ, а также в соответствии с иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и приказами Федерального казначейства.

VIII. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности

16. Эффективность и результативность профессиональной служебной деятельности специалиста 1 разряда Отдела оценивается по следующим показателям:

16.1. отсутствие фактов нарушения законодательства Российской Федерации;

16.2. соблюдение установленного порядка и сроков представления информации в Федеральное казначейство и иные государственные органы, по вопросам документационного обеспечения Управления;

16.3. своевременное и качественное выполнение заданий руководителя Управления, заместителя руководителя Управления, курирующего Отдел, начальника Отдела;

16.4. своевременное обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения);

16.5. своевременный прием, учет и хранение документов Управления;

16.6. своевременное оказание методической помощи при подготовке дел к передаче в архив;

16.7. своевременное получение и отправка исходящей заказной и простой корреспонденции в соответствии с «Правилами оказания услуг почтовой связи»;

16.8. контроль соблюдения в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

16.9. качественное использование документов, находящихся в архиве (выдача в установленном порядке дел, документов или копии документов, архивных справок; исполнение запросов организаций, заявлений граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально — правового характера);

16.10. качественное участие в работе Экспертной комиссии Управления;

16.11. соблюдение служебного распорядка и служебной дисциплины.