1.1. Настоящий должностной регламент (далее - Регламент) разработан в соответствии с Федеральными законами от 27 мая 2003г. N 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации», от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Регламентом Министерства финансов Российской Федерации, утвержденным Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 23 марта 2005 г. N 45н, регламентом Отделения по г. Ульяновску УФК по Ульяновской области (далее Отделение) утвержденного приказом по Отделению от 14.09.2006 года № 31.
1.2. Замещаемая должность начальник административного отдела относится к ведущей группе должностей гражданской службы категории руководители.
1.3. Начальник административного отдела назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя Отделения.
1.4. Начальник административного отдела подчиняется непосредственно руководителю Отделения.
2.1. Уровень профессионального образования – высшее экономическое или юридическое.
2.2. Стаж государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) не менее двух лет или стаж (опыт) работы по специальности не менее четырех лет.
2.3. Профессиональные знания и навыки
Знания: Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, иных нормативных правовых актов в рамках компетенции Федерального казначейства, Служебного распорядка Отделения по г. Ульяновску Управления Федерального казначейства по Ульяновской области (далее - Отделение), порядка работы со служебной информацией, правил деловой этики, основ делопроизводства, правила норм и охраны труда, правила техники безопасности, производственной санитарии и гигиены, противопожарной безопасности, гражданской обороны.
Навыки: оперативного принятия и реализации управленческих решений, организации и обеспечения выполнения задач, ведения деловых переговоров, публичного выступления, анализа и прогнозирования, грамотного учета мнения коллег, организации работы по эффективному взаимодействию с государственными органами, эффективного планирования рабочего времени, владения компьютерной и другой оргтехникой, владения необходимым программным обеспечением, систематического повышения своей квалификации, эффективного сотрудничества с коллегами, систематизации информации, работы со служебными документами, адаптации к новой ситуации и принятия новых подходов в решении поставленных задач.
3.1. Начальник административного отдела обязан:
- Знать и руководствоваться в своей работе Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства и иных федеральных органов исполнительной власти.
- Соблюдать общие принципы служебного поведения государственных гражданских служащих, утвержденные Указом Президента Российской Федерации от 12 августа 2002г. №885 (в редакции Указа Президента РФ от 20.03.2007 № 372).
- Своевременно и качественно исполнять поручения руководителя Отделения, данные в пределах его полномочий, установленных законодательством Российской Федерации.
- Исполнять должностные обязанности в соответствии с настоящим Регламентом на высоком профессиональном уровне.
- Соблюдать при исполнении должностных обязанностей права и законные интересы граждан и организаций.
- Соблюдать служебный распорядок Отделения.
- Поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения должностных обязанностей.
- Не разглашать сведения, составляющие государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну, а так же сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в том числе сведения, касающиеся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающие их честь и достоинство.
- Беречь государственное имущество, в том числе предоставленное ему для исполнения должностных обязанностей.
- Взаимодействовать с сотрудниками других отделов Отделения, других государственных органов для решения вопросов, входящих в его компетенцию.
- Соблюдать ограничения, выполнять обязательства и требования к служебному поведению, не нарушать запреты, которые установлены законодательством Российской Федерации.
- Сообщать представителю нанимателя о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, принимать меры по предотвращению такого конфликта.
- Не совершать поступки, порочащие его честь и достоинство.
- Проявлять корректность в обращении с гражданами и сотрудниками государственного органа.
- Не допускать конфликтных ситуаций, способных нанести ущерб его репутации или авторитету государственного органа.
- Соблюдать установленные правила публичных выступлений и предоставления служебной информации.
- Уметь пользоваться компьютером и иной оргтехникой.
3.2 На начальника административного отдела возлагаются следующие должностные обязанности:
- организует работу приемной руководителя Отделения;
- осуществлять контроль за работой по устным и письменным обращениям граждан и организаций;
- обеспечивает соблюдение установленного порядка работы со штампами и печатями Отделения;
- проводит в установленном законодательством Российской Федерации порядке размещение заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд Отделения;
- осуществляет организацию и контроль за комплексным обслуживанием и содержанием помещений Отделения в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной безопасности, а также методическое руководство по охране труда, технике безопасности и противопожарной безопасности;
- осуществляет организацию и контроль за техническим обслуживанием, содержанием и режимом эксплуатации служебного автотранспорта в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- организует обеспечение технического обслуживания и ввода в эксплуатацию оргтехники (ксероксы, факсы, телефонные аппараты и т.п.);
- в соответствии с Планом перевода Управления организует выполнение мероприятий при переводе Отделения на работу в условиях военного времени;
- в соответствии с Планом гражданской обороны и Планом действий Управления организует выполнение мероприятий гражданской обороны при переводе Отделения на работу в условиях военного времени и в военное время, а также при возникновении чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера;
- организует работу по выполнению мероприятий и подготовку сотрудников Отделения в области мобилизационной подготовки, гражданской обороны, предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций;
- организует работу по учету граждан, пребывающих в запасе, работающих в Отделении;
- организует осуществление в рамках компетенции отдела ведение делопроизводства, формирование и отправление (получение) корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи;
- осуществляет составление штатного расписания, укомплектования Отделения кадрами, в соответствии с квалификационными требованиями по замещаемым должностям государственной гражданской службы;
- организует подготовку правовых актов, связанных с поступлением, перемещением, увольнением сотрудников Отделения;
- организует оформление служебных контрактов, трудовых договоров и дополненные соглашения к ним;
- организует оформление, выдачу и учет служебных удостоверений;
- осуществляет введение персональных данных сотрудников в программу «АКСИОК»;
- составляет график отпусков, контролирует его исполнение, оформление предоставления отпусков;
- организует и обеспечивает проведение конкурсов на замещение вакантных должностей гражданской службы;
- формирует кадровый резерв;
- организует проведение аттестации государственных гражданских служащих;
- организует проведение квалификационного экзамена государственных гражданских служащих;
- осуществляет подготовку документов для оформления пенсии по выслуге лет, оформления наградных материалов на сотрудников, представляемых к награждению;
- ведет учет рабочего времени и оформление листков нетрудоспособности, оформление документов на получение страховых медицинских полисов;
- обеспечивает ведение и хранение личных дел сотрудников, трудовых книжек;
- организует обеспечение штатной эксплуатации прикладных информационных систем и информационно – технической инфраструктуры в Отделении и поддержку деятельности пользователей структурных подразделений Отделения;
- организует обеспечение прикладного программного обеспечения и технических средств информационно – технической инфраструктуры Отделения, устранения нештатных ситуаций, связанных с функционированием прикладного программного обеспечения и технических средств в Отделении;
- обеспечивает организацию информационного взаимодействия Отделения с внешними абонентами – Управлением, получателями бюджетных средств, подразделениями Банка России, другими абонентами, определенными руководством Управления;
- организует подготовку бюджетных заявок по расходам в части информационных технологий;
- организует обеспечение мер по защите информации на ресурсах локальной вычислительной сети Отделения и антивирусный контроль;
- организует обеспечение штатной эксплуатации телекоммуникационных систем в Отделении, а также поддержку деятельности пользователей структурных подразделений Отделения;
- осуществляет организацию ведения нормативно – справочной информации, относящейся к функциям отдела;
- обеспечивает в пределах своей компетенции отдела защиту сведений, составляющих государственную тайну и иных сведений ограниченного распространения;
- организует и контролирует в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности отдела;
- осуществляет другие функции в пределах установленных полномочий отдела.
4.1. Начальник административного отдела имеет право на:
4.1.1. Обеспечение надлежащими организационно-техническими условиями, необходимыми для исполнения должностных обязанностей.
4.1.2. Ознакомление с Регламентом и иными документами, определяющими его права и обязанности по замещаемой должности государственной гражданской службы, критериями оценки эффективности исполнения должностных обязанностей, показателями результативности профессиональной служебной деятельности и условиями должностного роста.
4.1.3. Получение в установленном порядке информации и материалов, необходимых для исполнения должностных обязанностей, а также на внесение предложений по совершенствованию деятельности Отделения.
4.1.4. Отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности служебного времени, предоставлением выходных дней и нерабочих праздничных дней, а так же ежегодных оплачиваемых основного и дополнительных отпусков.
4.1.5. Оплату труда и другие выплаты в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и со служебным контрактом.
4.1.6. Доступ в установленном порядке к сведениям, составляющим государственную тайну, если исполнение должностных обязанностей связано с исполнением таких сведений.
4.1.7. Ознакомление с отзывами о его профессиональной служебной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, материалами личного дела, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений и других документов и материалов.
4.1.8. Защиту сведений о себе.
4.1.9. Должностной рост на конкурсной основе.
4.1.10. Профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.1.11. Членство в профессиональном союзе.
4.1.12. Рассмотрение индивидуальных служебных споров в соответствии с законодательством о государственной гражданской службе.
4.1.13. Проведение по его заявлению служебной проверки.
4.1.14.Защиту своих прав и законных интересов, в т.ч. в суде, при прохождении государственной гражданской службы.
5.1 Начальник административного отдела несет персональную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации, Регламентом Отделения, служебным контрактом:
- за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящим должностным регламентом, в пределах, определенных действующим законодательством Российской Федерации;
- за совершенные в процессе своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- за несоблюдение правил пожарной безопасности, производственной санитарии, неаккуратное обращение с материально-техническими средствами;
- за несоблюдение Правил служебного распорядка;
- за разглашение сведений составляющих государственную, служебную и коммерческую тайну, за предупреждение социальных последствий принимаемых решений: обеспечение соблюдения и защиты прав и законных интересов граждан.
В соответствии со своей компетенцией начальник административного отдела принимает решения по разработке протоколов, актов, докладных записок, циркулярных писем, аналитических докладов, планов и отчетов.
В соответствии со своей компетенцией начальник административного отдела принимает участие в разработке проектов приказов, положений, инструкций и т.п.
Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов, порядок согласования и принятия данных решений, установленных в соответствии с регламентом Отделения, инструкцией по делопроизводству и действующими законодательствами.
Служебное взаимодействие начальник административного отдела в связи с исполнением своих должностных обязанностей с должностными лицами Отделения, иных государственных органов, гражданами, а также с организациями обязан строить в соответствии с требованиями Федеральных законов от 27 мая 2003 г. N 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации», от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Положением об Отделении, его структурном подразделении, служебным контрактом и Регламентом.
Во взаимоотношениях с должностными лицами и организациями должен соблюдать нормы служебной этики.
Показатель эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности определяется за счет организационного, информационного и технического обеспечения подготовки документов административного отдела.