| 16 декабря 2011г. | г. Ульяновск | № 531 |
Во исполнение Приказа Федерального казначейства от 18 ноября 2011г. № 548 «Об утверждении Порядка получения и обработки информации о внешней оценке деятельности центрального аппарата Федерального казначейства и территориальных органов Федерального казначейства», в целях создания системы внешней оценки деятельности Управления Федерального казначейства по Ульяновской области приказываю:
| Руководитель управления | Д.Н. Чугунков |
1.1. Настоящий Порядок разработан в целях создания системы внешней оценки деятельности Управления Федерального казначейства по Ульяновской области.
1.2. Настоящий Порядок устанавливает процедуры получения, обработки и анализа информации о внешней оценке деятельности Управления Федерального казначейства по Ульяновской области (далее - внешняя оценка).
1.3. В настоящем Порядке применяются следующие понятия и сокращения:
1.3.1. Анкетирование - способ получения информации, в котором используется заранее подготовленная анкета;
1.3.2. Запрос - способ получения информации о внешней оценке от органов исполнительной власти муниципальных образований Ульяновской области (муниципальных районов, городских округов, городских и сельских поселений);
1.3.3. Опрос - способ получения информации о внешней оценке с использованием ресурсов официального Интернет сайта Федерального казначейства и Интернет сайта Управления Федерального казначейства по Ульяновской области;
1.3.4. ТОФК - территориальный отдел Управления Федерального казначейства по Ульяновской области;
1.3.5. ППО - прикладное программное обеспечение;
1.3.6. Респондент - лицо, от которого получены сведения в ходе Анкетирования;
1.3.7. Сайт - официальный сайт Федерального казначейства в сети Интернет;
1.3.8. Сайт органа ФК - официальный сайт Управления Федерального казначейства по Ульяновской области в сети Интернет;
1.3.9. Оценка взаимодействия - оценка эффективности взаимодействия отделов и ТОФК Управления Федерального казначейства по Ульяновской области. В целях настоящего Порядка под эффективностью взаимодействия понимается своевременность и полнота обмена служебной информацией, а также соблюдение этики делового общения (степень налаженности взаимоотношений между руководством и сотрудниками Управления Федерального казначейства по Ульяновской области, а также соблюдение этики делового общения при необходимости обмена информацией, включая возможность получения ряда сведений и квалифицированных разъяснений в рабочем порядке, в дополнение либо взамен использования механизмов официальных запросов);
1.3.10. УФК - Управление Федерального казначейства по Ульяновской области;
1.3.11. ОВК и А - Отдел внутреннего контроля и аудита УФК.
1.4. Система внешней оценки призвана способствовать повышению прозрачности деятельности УФК.
1.5. Система внешней оценки включает механизмы проведения внешней оценки и методику оценки полученной информации.
1.6. Видами внешней оценки являются:
- проведение Опросов;
- проведение Анкетирования внешних Респондентов в ходе рабочих встреч и совещаний;
- направление Запросов;
- проведение Анкетирования в целях Оценки взаимодействия.
1.7. Анализ полученной информации позволяет получить внешнюю оценку деятельности УФК со стороны заинтересованных участников бюджетного процесса, использовать полученную информацию для совершенствования деятельности УФК. Использование полученных сведений будет способствовать повышению результативности деятельности УФК.
1.8. Результаты анализа внешней оценки по решению руководителя УФК могут быть использованы для составления рейтингов ТОФК.
2.1. В целях проведения Опроса на Сайте органа ФК в установленном порядке размещается ссылка на форму анкеты.
2.2. Перечень вопросов, включаемых в форму анкеты, разрабатывается и утверждается Федеральным казначейством.
2.3. Форма анкеты может размещаться на Сайте и (или) Сайтах органов ФК на срочной либо постоянной основе по решению руководителя Федерального казначейства.
2.4. Одними из главных принципов Анкетирования являются принципы добровольности и возможности соблюдения анонимности. Целевой группой Респондентов Опроса являются все посетители Сайта и Сайтов органов ФК, желающие заполнить предложенную анкету.
2.5. Результаты Опроса выводятся на страницах Сайта (в виде таблицы, диаграммы или графика) и становятся доступны посетителю Сайта после заполнения формы анкеты.
2.6. Результаты Опроса консолидируются на уровне центрального аппарата Федерального казначейства, формируются с использованием программных средств в виде отчета в табличной форме.
3.1. Механизм Анкетирования:
3.1.1. В целях проведения Анкетирования во время рабочих встреч и совещаний по инициативе отдела УФК (далее - Отдел-инициатор) внешним Респондентам может быть предложено заполнить форму анкеты о внешней оценке качества выполнения УФК возложенных на него функций.
3.1.2. Перечень включаемых в форму Анкетирования вопросов разрабатывается ОВК и А с учетом предложений Отдела-инициатора, утверждается руководителем УФК.
3.1.3. Форма анкеты должна предусматривать возможность определить объект оценки (УФК или ТОФК), а также содержать вопросы по оценке качества выполнения УФК (ТОФК) возложенных на него функций. Кроме того, анкета должна содержать заполняемые на добровольной основе свободное поле для формулировки пожеланий и предложений по совершенствованию работы УФК (ТОФК) и поля для указания персональных данных Респондента.
3.1.4. Каждому вопросу анкеты должен соответствовать закрытый перечень возможных ответов. Предлагаемые варианты ответов на вопросы по оценке качества выполнения УФК (ТОФК) возложенных на него функций должны быть единообразными в целях облегчения процесса обработки информации.
3.1.5. Одними из главных принципов проведения Анкетирования являются принципы добровольности и возможности соблюдения анонимности. Целевой группой Респондентов Анкетирования являются все желающие заполнить предложенную анкету участники совещаний и рабочих встреч, не являющиеся сотрудниками УФК, ТОФК.
3.1.6. В целях упрощения дальнейшей обработки результатов проведения Анкетирования формы анкет печатаются на бумаге формата А4 достаточной плотности (не менее 60 г/м2) для обеспечения возможности автоматизированного сканирования и обработки анкет.
3.1.7. Заполненные анкеты Отдел-инициатор передает в ОВК и А для дальнейшей обработки и анализа.
3.1.8. Заполненные анкеты подлежат сканированию и распознаванию с использованием соответствующего ППО. Результаты Анкетирования консолидируются (включая информацию из заполненного свободного поля анкеты с пожеланиями и предложениями по совершенствованию работы Федерального казначейства), формируются в виде отчета в табличной форме и анализируются ОВК и А.
3.1.9. Результаты анализа проведенного Анкетирования представляются ОВК и А на заседания Контрольного Совета УФК для рассмотрения и выработки предложений по принятию соответствующих управленческих решений, а также руководителю УФК и размещаются на Сайте органа ФК.
3.2. Методика оценки информации, полученной в результате проведения Анкетирования в ходе рабочих встреч и совещаний:
3.2.1. Оценка результатов Анкетирования проводится сотрудниками ОВК и А с соблюдением перечисленных ниже требований в течение месяца с даты завершения Анкетирования.
3.2.2. При проведении общей оценки результатов Анкетирования анализируются все надлежащим образом заполненные анкеты.
3.2.3. При обработке результатов Анкетирования каждому ответу на вопросы присваивается балльная оценка.
3.2.4. В зависимости от целей внешней оценки при проведении Анкетирования во время рабочих встреч и совещаний полученные результаты Анкетирования могут анализироваться как в целом, так и раздельно по группам вопросов и (или) по объектам оценки.
3.2.5. Результаты оценки по каждой анкете рассчитываются как средний балл по следующей формуле:
Oанкеты= ∑ Oi / i , где
Oанкеты - результаты оценки по каждой анкете;
Oi - балльная оценка ответа;
i - количество вопросов анкеты.
3.2.6. Результаты оценки по анкетам, заполненным каждой группой Респондентов, рассчитываются как средний балл по следующей формуле:
Oгруппы = ∑ Oанкеты / n, где
Oгруппы - результаты оценки по анкетам, заполненным каждой группой Респондентов;
Oанкеты - балльная оценка по каждой анкете;
n - количество анкет, заполненных данной группой Респондентов (в случае, если утвержденная форма анкеты предусматривает выделение групп).
3.2.7. Результаты Опроса рассчитываются по следующей формуле:
Oитоговая = Oгр1 * Hгр1 +... + OгрZ * HгрZ , где
Oитоговая - результаты Опроса;
OгрZ - результаты оценки со стороны участников каждой из групп Респондентов;
HгрZ - вес оценки группы Респондентов.
4.1. Механизм направления Запросов:
4.1.1. Направление Запросов осуществляется УФК 1 раз в год по форме, утвержденной руководителем УФК.
4.1.2. По результатам обработки полученных ответов формируется отчет в формате табличных данных для дальнейшего анализа. Обработка ответов на Запросы и их анализ (включая пожелания и предложения по совершенствованию работы УФК) осуществляются ОВК и А.
4.1.3. Результаты анализа полученных ответов на Запросы ОВК и А представляет на заседания Контрольного Совета УФК для рассмотрения и выработки предложений по принятию соответствующих управленческих решений и руководителю УФК, а также размещает на Сайте органа ФК.
4.2. Методика оценки информации, полученной в результате направления Запросов:
4.2.1. Оценка результатов Запросов проводится ОВК и А с соблюдением перечисленных ниже требований.
4.2.2. При обработке результатов Запросов ответам на вопросы присваивается балльная оценка.
4.2.3. Результаты оценки по каждой анкете и результаты Анкетирования рассчитываются как средний балл по формулам, аналогичным приведенным в пунктах 3.2.5 -3.2.7.
4.2.4. В случае, если результат оценки ТОФК не поступил, то данное ТОФК считается неоцененным и в дальнейших расчетах не учитывается.
5.1. Механизм проведения Оценки взаимодействия:
5.1.1. Одними из главных принципов проведения и подведения итогов Оценки взаимодействия являются принципы объективности, обоснованности и гласности.
5.1.2. В целях соблюдения принципа объективности Оценка взаимодействия производится единовременно, что позволяет минимизировать влияние мнения коллег при выставлении оценки.
5.1.3. В целях обеспечения принципа обоснованности вводится практика письменного объяснения выставленной оценки, в случае если взаимодействие осуществлялось, и выставленная оценка отличается от максимальной. Письменное объяснение предоставляется отделом УФК в ОВК и А одновременно с данными по Оценке взаимодействия.
5.1.4. В целях соблюдения принципа гласности сводные данные об Оценке взаимодействия подлежат размещению на Сайте органа ФК.
5.1.5. Осуществление Оценки взаимодействия проводится ОВК и А в обязательном порядке проводится 1 раз в год во время заседания Коллегии УФК по форме, утверждаемой руководителем УФК.
5.1.6. Кроме того, по решению руководителя УФК, в том числе по инициативе отделов УФК, ОВК и А может провести Оценку взаимодействия отделов УФК и ТОФК (как внутри каждой из групп, так и между группами) по форме, утверждаемой руководителем УФК.
5.2. Методика оценки информации, полученной в результате проведения Оценки взаимодействия:
5.2.1. На основании собранных сведений ОВК и А готовит таблицы оценки эффективности взаимодействия для каждого отдела УФК.
5.2.2. Результаты Оценки взаимодействия в установленные сроки представляются ОВК и А на заседание Контрольного Совета УФК для рассмотрения и выработки предложений по принятию соответствующих управленческих решений и руководителю УФК, а также размещаются на Сайте органа ФК.
5.2.3. Анализ информации, полученной в результате проведения Оценки взаимодействия осуществляется на основании методики, разработанной Федеральным казначейством.