Правила обработки персональных данных
в Федеральном казначействе, территориальных органах
Федерального казначейства

I. Общие положения

1. Настоящие Правила определяют цели, содержание и порядок обработки персональных данных в Федеральном казначействе, территориальных органах Федерального казначейства и устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных, а также определяют субъектов персональных данных, перечни обрабатываемых персональных данных, сроки обработки персональных данных, их хранения, уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований.
2. К субъектам персональных данных, персональные данные которых обрабатываются в Федеральном казначействе и территориальных органах Федерального казначейства в соответствии с настоящими Правилами, относятся:

1) федеральные государственные гражданские служащие Федерального казначейства, территориальных органов Федерального казначейства, работники, замещающие в Федеральном казначействе и территориальных органах Федерального казначейства должности, не являющиеся должностями федеральной государственной гражданской службы;

2) граждане, претендующие на замещение вакантных должностей федеральной государственной гражданской службы и должностей, не являющихся должностями федеральной государственной гражданской службы, в Федеральном казначействе и территориальных органах Федерального казначейства;

3) лица, замещающие должности директора и заместителей директора Федерального казенного учреждения «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России» (далее — ФКУ «ЦОКР»), а также лица, замещающие иные должности в ФКУ «ЦОКР»¹;

4) граждане, претендующие на замещение должностей директора и заместителей директора ФКУ «ЦОКР», а также граждане, претендующие на замещение иных должностей в ФКУ «ЦОКР»;

5) лица, состоящие в родстве (свойстве) с субъектами персональных данных, указанными в подпунктах 1-4 данного пункта, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

6) супруги субъектов персональных данных, указанных в подпунктах 1-4 данного пункта, в том числе бывшие, супруги братьев и сестер, братья и сестры супругов, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

7) граждане, обратившиеся в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2018, № 53, ст. 8454) (далее — Федеральный закон № 59-ФЗ);

8) лица, представляемые к награждению, наградные материалы по которым представлены в Федеральное казначейство и территориальные органы Федерального казначейства;

9) субъекты персональных данных, персональные данные которых обрабатываются Федеральным казначейством и территориальными органами Федерального казначейства в связи с осуществлением возложенных полномочий;

10) пользователи официальных сайтов Федерального казначейства и территориальных органов Федерального казначейства в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

3. Обработка персональных данных осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных и настоящими Правилами.
4. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных (далее — согласие), за исключением случаев, указанных в пунктах 2-11 части 1 статьи 6, пунктах 2-10 части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3451; 2014, № 30, ст. 4217; 2017, № 31, ст. 4772; 2018, № 1, ст. 82) (далее — Федеральный закон № 152-ФЗ).
5. Обработка персональных данных выполняется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств и включает сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных субъектов персональных данных, персональные данные которых обрабатываются в Федеральном казначействе, территориальных органах Федерального казначейства.
6. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем:

1) получения оригиналов документов либо их копий;

2) копирования оригиналов документов;

3) внесения сведений в учетные формы на бумажных и электронных носителях;

4) создания документов, содержащих персональные данные, на бумажных и электронных носителях;

5) внесения персональных данных в информационные системы персональных данных.

7. В случае обработки персональных данных в информационных системах персональных данных доступ уполномоченных лиц, имеющих право осуществлять обработку персональных данных, к такой информационной системе предоставляется в соответствии с функциями, предусмотренными должностными регламентами (должностными инструкциями).
8. Если предоставление персональных данных является обязательным в соответствии с федеральным законом, субъекту персональных данных разъясняются юридические последствия отказа предоставить свои персональные данные².
9. В случае получения персональных данных гражданских служащих, работников, граждан, а также иных лиц, находящихся в распоряжении у третьей стороны, следует получить их письменное согласие на получение персональных данных, а также уведомить субъекта персональных данных о целях, источниках и способах получения персональных данных, о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа дать письменное согласие на их получение.
10. Передача (распространение, предоставление) персональных данных субъектов персональных данных осуществляется в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

II. Цели обработки персональных данных
и соответствующие им перечни обрабатываемых персональных данных

11. В связи с прохождением федеральной государственной гражданской службы (далее — гражданская служба), содействием в выполнении осуществляемой работы, повышением квалификации и должностным ростом, учетом результатов исполнения должностных обязанностей, обеспечением личной безопасности гражданских служащих, работников, членов их семей, обеспечением установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества, а также в целях противодействия коррупции обрабатываются следующие категории персональных данных гражданских служащих, граждан, работников и иных лиц:

1) фамилия, имя, отчество (при наличии) (в том числе прежние в случае их изменения);

2) число, месяц, год рождения;

3) место рождения;

4) сведения о гражданстве (в том числе о предыдущих гражданствах, иных гражданствах);

5) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации, дата выдачи, наименование органа, выдавшего его;

6) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации, дата выдачи, наименование органа, выдавшего его;

7) адрес и дата регистрации по месту жительства (месту пребывания), адрес фактического проживания;

8) номер телефона или сведения о других способах связи;

9) реквизиты страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

10) идентификационный номер налогоплательщика;

11) реквизиты страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования;

12) реквизиты свидетельства государственной регистрации актов гражданского состояния;

13) сведения о семейном положении;

14) сведения о составе семьи: степень родства, фамилии, имена, отчества (при наличии), даты рождения, места рождения, места работы, адреса регистрации по месту жительства (месту пребывания), адреса фактического проживания близких родственников (отец, мать, братья, сестры и дети), а также супруги (супруга), бывших супругов, супругов братьев и сестер, братьев и сестер супругов;

15) сведения о трудовой деятельности, включая работу по совместительству, предпринимательскую и иную деятельность, военную службу;

16) сведения о воинском учете и реквизиты документов воинского учета (серия, номер, дата выдачи документов воинского учета, наименование органа, выдавшего его);

17) сведения об образовании (когда и какие образовательные, научные и иные организации окончил, номера документов об образовании, направление подготовки или специальность по документу об образовании, квалификация);

18) сведения о послевузовском профессиональном образовании: аспирантура, адъюнктура, докторантура (наименование образовательного или научного учреждения, год окончания);

19) сведения об ученой степени и ученом звании (когда присвоено, номера дипломов, аттестатов);

20) сведения о владении языками народов Российской Федерации, иностранными языками;

21) сведения о наличии (отсутствии) у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на государственную гражданскую службу или ее прохождению, результаты обязательных медицинских осмотров (обследований), а также обязательного психиатрического освидетельствования;

22) сведения о прохождении гражданской службы (работы) (дата, основания поступления на гражданскую службу (работу) и назначения на должность гражданской службы, дата, основания назначения, перевода, перемещения на иную должность гражданской службы (работы), наименование замещаемых должностей гражданской службы с указанием структурных подразделений, размера денежного содержания (заработной платы), результатов аттестации на соответствие замещаемой должности гражданской службы), а также сведения о прежнем месте работы;

23) сведения, содержащиеся в служебном контракте (трудовом договоре), дополнительных соглашениях к служебному контракту (трудовому договору);

24) сведения о пребывании за границей (когда, где и с какой целью);

25) сведения о классном чине федеральной государственной гражданской службы (дипломатическом ранге, воинском или специальном звании, классном чине правоохранительной службы, классном чине гражданской службы субъекта Российской Федерации), квалификационном разряде гражданской службы (квалификационном разряде или классном чине муниципальной службы), кем и когда присвоен;

26) сведения о наличии или отсутствии судимости;

27) сведения об оформленных допусках к государственной тайне;

28) сведения о государственных наградах, иных наградах и знаках отличия;

29) сведения о профессиональной переподготовке и (или) повышении квалификации;

30) сведения о ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках, отпусках по беременности и родам, отпусках по уходу за ребенком и отпусках без сохранения денежного содержания;

31) сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера супруги (супруга) и несовершеннолетних детей;

32) номер расчетного счета;

33) номер банковской карты;

34) сведения о близких родственниках (отец, мать, братья, сестры и дети), а также супругах, в том числе бывших, супругах братьев и сестер, братьях и сестрах супругов, постоянно проживающих за границей и (или) оформляющих документы для выезда на постоянное место жительства в другое государство;

35) иные сведения, которые субъект персональных данных пожелал сообщить о себе и которые отвечают целям их обработки³.

12. В связи с рассмотрением вопроса о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения осуществляется обработка следующих персональных данных гражданских служащих, членов их семей:

1) фамилия, имя, отчество (при наличии), в том числе прежние, в случае их изменения;

2) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование органа, выдавшего его, дата выдачи;

3) дата регистрации и адрес регистрации по месту жительства (месту пребывания), адрес фактического проживания;

4) место рождения;

5) сведения о семейном положении, составе семьи и о близких родственниках (в том числе бывших мужьях (женах);

6) номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования гражданского служащего;

7) персональные данные, содержащиеся в выписке из домовой книги, копиях финансового лицевого счета, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка (детей), трудовой книжки, документов о наличии в собственности гражданского служащего и (или) членов его семьи жилых помещений, кроме жилого помещения, в котором они зарегистрированы (с предоставлением при необходимости их оригиналов), документа, подтверждающего право на дополнительную площадь жилого помещения (в случаях, когда такое право предоставлено законодательством Российской Федерации);

8) персональные данные, ставшие известными в связи с рассмотрением вопроса о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения.

13. В связи с рассмотрением вопроса о формировании списков граждан, имеющих право быть принятыми в члены жилищно-строительных кооперативов, осуществляется обработка следующих персональных данных гражданских служащих, работников и членов их семей:

1) фамилия, имя, отчество (при наличии), в том числе прежние, в случае их изменения;

2) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование органа, выдавшего его, дата выдачи;

3) дата регистрации и адрес регистрации по месту жительства (месту пребывания), адрес фактического проживания;

4) место рождения;

5) сведения о семейном положении, составе семьи и о близких родственниках;

6) персональные данные, содержащиеся в документах (выписках из документов, копиях документов), необходимость представления которых предусмотрена законодательством Российской Федерации в связи с рассмотрением вопроса о формировании списков граждан, имеющих право быть принятыми в члены жилищно-строительных кооперативов;

7) персональные данные, ставшие известными в связи с рассмотрением вопроса о формировании списков граждан, имеющих право быть принятыми в члены жилищно-строительных кооперативов.

14. В целях реализации полномочий Федерального казначейства, установленных Положением о Федеральном казначействе, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 1 декабря 2004 г. № 703 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 49, ст. 4908; 2019, № 25, ст. 3265), а также предусмотренных федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, обрабатываются следующие персональные данные:
• фамилия, имя, отчество (при наличии) субъекта персональных данных; почтовый адрес субъекта персональных данных;
• идентификационный номер налогоплательщика;
• номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
• наименование должности; адрес электронной почты;
• иные сведения, которые отвечают указанной цели обработки персональных данных⁴.
15. В целях своевременного и в полном объеме рассмотрения устных и письменных обращений граждан по вопросам, относящимся к компетенции Федерального казначейства, территориальных органов Федерального казначейства, в порядке, установленном Федеральным законом № 59-ФЗ, обрабатываются следующие персональные данные гражданина, направившего обращение:
• фамилия, имя, отчество (при наличии);
• номер телефона;
• почтовый адрес;
• адрес электронной почты;
• иные персональные данные, указанные в обращении, а также ставшие известными в процессе рассмотрения поступившего обращения.

III. Сроки обработки и хранения персональных данных. Уничтожение персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

16. Обработка персональных данных прекращается в следующих случаях:
• при достижении цели обработки персональных данных или в случае утраты необходимости в достижении цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено Федеральным законом № 152-ФЗ;
• при изменении, признании утративщими силу нормативных правовых актов, устанавливающих правовые основания обработки персональных данных;
• при выявлении факта неправомерной обработки персональных данных;
• при отзыве субъектом персональных данных согласия, если в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ обработка персональных данных допускается только с согласия.
17. Персональные данные субъектов персональных данных на бумажных носителях хранятся в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организации, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 236 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 февраля 2020 г., регистрационный номер 57449).

Срок хранения персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных, соответствует сроку хранения персональных данных на бумажных носителях.

18. В целях обеспечения своевременного уничтожения персональных данных структурными подразделениями Федерального казначейства, территориального органа Федерального казначейства, ответственными за ведение документооборота, а также структурными подразделениями Федерального казначейства, территориального органа Федерального казначейства, которыми обрабатываются персональные данные, осуществляется систематический контроль и отбор документов, содержащих персональные данные, подлежащих уничтожению.

Результаты отбора документов к уничтожению оформляются актами о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (далее — Акты).

19. Акты рассматриваются на заседании Центральной экспертной комиссии Федерального казначейства, экспертной комиссии территориального органа Федерального казначейства.

Согласованные Центральной экспертной комиссией Федерального казначейства, экспертной комиссией территориального органа Федерального казначейства Акты утверждаются руководителем Федерального казначейства, руководителем территориального органа Федерального казначейства соответственно.

20. На основании утвержденных Актов документы, выделенные к уничтожению, подлежат уничтожению.
21. Уничтожение персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.

IV. Порядок доступа в помещения, в которых ведется обработка персональных данных

22. Доступ в помещения, в которых ведется обработка персональных данных в том числе хранятся персональные данные, содержащиеся на материальных носителях персональных данных, имеют гражданские служащие, уполномоченные на обработку персональных данных с учетом Перечня должностей федеральной государственной гражданской службы в Федеральном казначействе, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным, утвержденного приказом Федерального казначейства от 18 декабря 2019 г. № 38н (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 30 января 2020 г., регистрационный номер 57351).
23. Пребывание лиц, не имеющих право на осуществление обработки персональных данных либо на осуществление доступа к персональным данным в помещениях, в которых ведется обработка персональных данных, возможно только в сопровождении гражданского служащего, уполномоченного на обработку персональных данных.